I staten er vi godt på vej med den tillidsbaserede styring
I de danske ministerier har vi langt hen ad vejen fundet en god balance mellem tillid og kontrol i den interne styringsrelation, men der er mulighed for forbedring i relationen til de selvejende uddannelsesinstitutioner. Det viser en forskningsanalyse.
Kommentar
Der er i disse år stor fokus på at finde den rette balance mellem tillid og kontrol i styringsrelationerne i den offentlige sektor. En ny undersøgelse giver et interessant indblik i, hvordan balancen i dag opleves i en række statslige institutioner. Og det glæder mig at læse, at de statslige topledere oplever, at styringsrelationerne i ministerierne generelt er præget af tillid. Tillid er et vigtig parameter i styringsrelationerne. Samtidig er der behov for at benytte sig af enkle og værdiskabende styringsredskaber, når man skal have store offentlige organisationer til at skabe gode resultater for borgere og virksomheder. Vi skal som offentlige ledere hele tiden arbejde på at skabe gode tillidsbaserede styringsrelationer – ganske enkelt fordi det skaber værdi.
Den hollandske professor Thomas Schillemans står bag undersøgelsen ’Balance mellem tillid og kontrol - styringsrelationer i staten.’ Formålet er at afdække, hvordan styringsrelationen opleves blandt ledere i offentlige institutioner, hvordan balancen er mellem kontrolbaseret styring (principal-agent-teorien) og tillidsbaseret styring (stewardship-teorien). Tilsvarende undersøgelser er gennemført i Holland og Norge.
Der er i undersøgelsen fokus på to styringsrelationer i staten: Styringsrelationen i ministerierne dvs. mellem departementer og underliggende institutioner (fx styrelser) med fokus på de underliggende institutioners oplevelse og styringsrelationen mellem ministerier og selvejende uddannelsesinstitutioner fx gymnasier. Styringsrelationerne er afgørende forskellige, hvilket resultaterne også viser.
Læs en samlet opsummering af undersøgelsen her
Godt niveau af tillid i staten
Jeg glæder mig over, at de statslige topledere oplever, at styringsrelationerne i ministerierne generelt er præget af tillid. Det er generelt set lykkedes at finde en god samarbejdsform med uformelle relationer, inddragelse og med øje for de fælles interesser snarere end egeninteresser i den daglige opgaveløsning, og når der for eksempel skal formuleres mål og sættes retning.
Jeg har selv siddet på begge sider af bordet som topleder i både et departement og i en styrelse. Det er min oplevelse, at man på begge sider gør sig umage med at sikre en løbende dialog og fælles forståelse af de opgaver, der ligger på ministerområdet. Men vi kan selvfølgelig altid blive bedre, og vi skal holde fast i at have fokus på de gode styringsrelationer, også i et til tider hektisk arbejdsmiljø.
I den optimale situation vil der ifølge lederne være et endnu større samarbejde om fx at udvikle resultatmål og en større grad af anerkendelse gennem respekt for hinandens roller. Samarbejdsrelationerne kan altså i endnu højere grad dyrkes, men vi er godt på vej.
Maria Schack Vindum, direktør for Økonomistyrelsen
Undersøgelsen viser os, at relationen mellem departementer og styrelser i dag generelt ikke i for høj grad er præget af kontrol og detailstyring. Samtidig kan vi konstatere, at der gerne må skrues yderligere op for det tillidsbaserede samarbejde. I den optimale situation vil der ifølge lederne være et endnu større samarbejde om fx at udvikle resultatmål og en større grad af anerkendelse gennem respekt for hinandens roller. Samarbejdsrelationerne kan altså i endnu højere grad dyrkes, men vi er godt på vej.
Behov for bedre samarbejde og mere anerkendelse
Oplevelsen af styringsrelationen mellem ministerierne og selvejende uddannelsesinstitutioner er anderledes. Her oplever lederne af de selvejende institutioner, at styringsrelationerne er mere formelle og prægede af detailstyring. De oplever en højere grad af modsatrettede interesser. Selvejemodellen er en del af forklaringen, idet styringsrelationen er mindre tæt end en koncernmodel på et ministerområde i staten. Der ligger i selvejemodellen et større lokalt ansvar og selvbestemmelse. Samtidig er institutionerne underlagt lovbestemte opgaver og finansielle rammer, der besluttes på Christiansborg. Der er mange hundrede selvejende uddannelsesinstitutioner i Danmark, og det gør det vanskeligere at opdyrke de samme tætte relationer, som mellem ministerier og styrelser, og som undersøgelsen viser er nødvendig for at skabe mere tillidsfuld styring.
Undersøgelsen viser, at dialog, samarbejde og anerkendelse er helt centrale elementer i enhver styringsrelation. Når vi krydrer det med bedre tillid til hinanden, tror jeg på, at vi kan opnå endnu bedre resultater.
Maria Schack Vindum, direktør for Økonomistyrelsen
Lederne i de selvejende uddannelsesinstitutioner efterlyser mere tillid i form af mindre formelle relationer og større inddragelse. Ikke mindst ønsker de større anerkendelse, når der skabes gode resultater. Vi ved fra anden forskning, at anerkendelse er en helt afgørende motivationsfaktor. Det tror jeg, at de fleste ledere i dag er opmærksomme på, og vi skal som topledere i staten og på de selvejende uddannelsesinstitutioner blive ved med at holde fokus på at anerkende – også mellem institutioner. Det er et løbende arbejde at opbygge tillid, og vi har et fælles ansvar for at finde de gode samarbejdsformer.
Brugerinddragelse er en vej til mere tillid
Undersøgelsen viser, at dialog, samarbejde og anerkendelse er helt centrale elementer i enhver styringsrelation. Når vi krydrer det med bedre tillid til hinanden, tror jeg på, at vi kan opnå endnu bedre resultater.
Tillid opnås gennem åbenhed om, hvad vi forventer af hinanden og af de roller og det ansvar, vi hver især har for den organisation, vi repræsenterer. Tillid opnås gennem inddragelse og lydhørhed. Og ved at vise åbenhed om det, som er svært.
Jeg tager med mig fra denne nye undersøgelse, at der opleves at være tillid og nærhed i relationerne, som dog rundt omkring kan styrkes yderligere. Undersøgelsen opstiller følgende fire konkrete anbefalinger hertil:
Anbefalinger fra undersøgelsen:
- Inddrag i højere grad styrelser og institutioner i at udvikle mål og rammer for opgaveløsningen.
- Fokuser på at opbygge gode, uformelle relationer baseret på gen-sidig forståelse for roller mellem departementet/ministerium og styrelse/institution.
- Før et dialogbaseret tilsyn med styrelser og institutioner, som fo-kuserer på de mest risikofyldte områder.
- Anerkend de gode resultater
Med afsæt i disse anbefalinger er det helt centralt, at vi i Økonomistyrelsen bliver endnu bedre til at inddrage de brugere, der senere skal anvende de løsninger, vi udvikler. Gerne så tidligt som muligt i processen. Og det er ikke bare vigtigt at lytte, men også at anvende de input aktivt, der kommer fra brugerne. Samtidig skal vi i dialogen med dem være åbne om formål og rammer for opgaven og give udtryk for, hvor grænserne går for vores viden, kompetencer eller ressourcer. Det er min overbevisning, at den tilgang er gavnlig uanset, om det handler om nye IT-systemer, regler, processer eller noget helt fjerde.
Maria Schack Vindum er direktør for Økonomistyrelsen og var før det direktør for Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering. Maria Schack Vindum har også været afdelingschef i Beskæftigelsesministeriet og arbejdet i Rigspolitiet. Hun er uddannet cand.scient.pol.